Procédure de licenciement personnel : quelles règles ?

L'employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit veiller à respecter chacune des étapes de la procédure prévue pour ce type de licenciement.

Attention ! La procédure de licenciement n’est pas applicable à la rupture de la période d’essai ou à la rupture anticipée du CDD. Néanmoins, l’employeur sera tenu de suivre la procédure disciplinaire s’il invoque un comportement fautif du salarié pour rompre l’essai (Cass. soc., 10 mars 2004, n°01-44.750) ou le CDD (Cass. soc., 11 avril 1996, n°93-42.632)(uniquement pour faute grave dans ce second cas).

Quelle sont les étapes de la procédure de licenciement ?

1^ère étape : la convocation du salarié à un entretien préalable

L'employeur qui envisage de licencier un salarié doit obligatoirement le convoquer à un entretien préalable (C. trav., art. L. 1232-2), et cela même si le contrat est suspendu (pour arrêt maladie ou congés par exemple). Si le salarié refuse de récupérer la convocation (s’il ne va pas chercher le courrier à la poste par exemple), cela n'empêche pas la poursuite de la procédure.

Sous quelle forme envoyer la convocation ?

Pour éviter tout risque de contestation, la convocation est en principe effectuée par lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre récépissé. D’autres moyens peuvent néanmoins être utilisés, à condition qu’apparaissent expressément les dates d’expédition et de retrait de la convocation, par voie d’huissier (Cass. soc., 30 mars 2011, n°09-71.412) ou  Chronopost notamment (Cass. soc., 8 fév. 2011, n°09-40.027).

N.B. : si le salarié demande un report de l’entretien, l'employeur n’est pas tenu de procéder à l’envoi d’une nouvelle convocation. Il peut simplement l’informer, en temps utile et par tous moyens (mail, SMS…), des nouvelles date et heure de cet entretien (Cass. soc., 29 janv. 2014, n°12-19.872).

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Quel doit être le contenu de la convocation ?

Pour être valable, la convocation doit respecter plusieurs critères. En effet, l’employeur doit veiller à préciser (C. trav., art. R. 1232-1) :

• L’objet de la convocation : il doit impérativement être indiqué qu'un licenciement est envisagé (et non décidé) (Cass. soc., 16 janv. 2007, n°05-43.443). En revanche, l’employeur n’est pas tenu de préciser les griefs allégués contre le salarié (Cass. soc., 4 nov. 1992, n°91-41.189).

N.B. : En matière disciplinaire, si l’employeur hésite sur la sanction à intervenir, il peut tout à fait écrire qu’est « envisagée une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave ».

• La date et l'heure de l’entretien, qui ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables (sans compter les dimanches et jours fériés) à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre de convocation ou de sa remise en main propre (Cass. soc., 3 juin 2015, n°14-12.245).

• Le lieu de l'entretien : il doit être fixé au lieu où le salarié exécute habituellement son travail ou celui du siège social de l’entreprise, sauf si les circonstances justifient la fixation de l'entretien ailleurs (Cass. soc., 9 mai 2000, n°97-45.294), auquel cas le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement (Cass. soc., 28 janv. 2005, n°02-45.971).

• La possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant à l'entreprise. En l’absence de représentant du personnel, l’employeur doit mentionner la possibilité pour le salarié de se faire assister par un conseiller extérieur inscrit sur une liste dressée par le préfet (C. trav., art. L. 1232-4) ainsi que l'adresse des services où cette liste peut être librement consultée (C. trav., art. D. 1232-5 ; Cass. soc., 6 déc. 2005, n°03-48.384). Il existe d’autres précisions sur l’assistance du salarié qui nécessitent de consulter un avocat.

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Quand doit être envoyée la convocation ?

En fonction des situations récapitulées ci-après, l’employeur peut être tenu de respecter un certain délai pour convoquer le salarié à l’entretien préalable.

En cas de licenciement pour motif personnel non disciplinaire, l’employeur n’est soumis à aucun délai pour envoyer la convocation.

En cas de licenciement pour motif personnel disciplinaire, la convocation doit être envoyée au plus tard dans les 2 mois suivant le jour où l’employeur a eu connaissance précise et complète des faits reprochés (C. trav., art. L. 1332-4).

Lorsque le licenciement pour motif personnel disciplinaire s’accompagne de poursuites pénales à l’encontre du salarié, le délai de 2 mois court à compter de :

-      La décision pénale définitive lorsque l’employeur est partie au procès ;

-      La connaissance par l’employeur de l’issue définitive du procès pénal lorsque l’employeur n’est pas partie au procès (Cass. soc., 15 juin 2010, n°08-45.243).

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2^ème étape : le déroulement de l’entretien préalable

Le salarié n’a pas l’obligation de se rendre à l'entretien préalable et son absence ne peut lui être reprochée (Cass. soc., 15 mai 1991, n°89-44.670). Mais il est préférable de s’y rendre pour s’expliquer sur ce qui lui sera reproché.

Comment se déroule l’entretien ? Lors de cet entretien, l'employeur ou son représentant indique au salarié les motifs de la décision envisagée et recueille ses explications (C. trav., art. L. 1232-3).

N.B. : Il est possible de rédiger un compte-rendu permettant de constater le déroulement de l’entretien, les faits évoqués et les explications de chacun. Ce compte-rendu peut alors être produit devant le juge et constituer un élément de preuve, à la condition toutefois qu’il soit signé par l’employeur comme par le salarié (Cass. soc., 1^er mars 2000, n°97-45.731).

À l’issue de l’entretien, l’employeur ne doit pas faire part au salarié de sa décision définitive de le licencier car la loi impose un délai de réflexion de 2 jours ouvrables après l’entretien comme indiqué ci-dessous.

Si l’employeur se prévaut de faits postérieurs à l’entretien préalable pour licencier le salarié, il doit procéder à un nouvel entretien pour l’interroger sur ces faits (Cass. soc., 13 fév. 1997, n°94-41.783).

3^ème étape : la notification du licenciement

Sous quelle forme doit être notifié le licenciement ?

Le licenciement doit être notifié au salarié par lettre recommandée avec avis de réception au moins 2 jours ouvrables après la date fixée pour l'entretien préalable (C. trav., art. L. 1232-6).

En cas de licenciement disciplinaire (c’est-à-dire reposant sur une faute du salarié), l’employeur dispose d’un mois maximum après la date de l'entretien préalable pour procéder à l’envoi de la lettre de licenciement par recommandé avec AR (C. trav., art. L. 1332-2).

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 Quel doit être le contenu de la lettre de licenciement ?

La lettre de licenciement doit énoncer avec précision chaque motif justifiant le licenciement, étayé par des faits objectifs, précis et matériellement vérifiables.

Il convient également de préciser les indications relatives au préavis (exécution, dispense ou absence).

Dans certains cas (licenciement pour inaptitude, licenciement d’un salarié protégé…), d’autres exigences viennent s’ajouter quant à la motivation de la lettre de licenciement.

Enfin, la lettre de licenciement doit comporter la signature de l'employeur ou, à défaut, d’une personne habilitée à prononcer le licenciement du salarié (Cass. soc., 5 janv. 2005, n°02-47.290).

Attention : Même si cette règle a été assouplie puisque désormais l’employeur, soit de sa propre initiative, soit à la demande du salarié, peut préciser les motifs contenus dans la lettre après la notification du licenciement, il convient d’apporter le plus grand soin à la rédaction de la lettre de licenciement puisqu’elle fixe les limites du litige (Cass. soc., 20 mars 1990, n°89-40.515). Il est donc vivement conseillé de solliciter l’expertise d’un avocat spécialisé.

4^ème étape : l’exécution du préavis

Une fois le licenciement notifié au salarié, ce dernier reste en principe tenu d'exécuter un préavis (C. trav., art. L. 1234-1 à L. 1234-8), sauf s'il se trouve dans l'une des situations suivantes :

• Dispense par l'employeur (si la demande de dispense n’émane pas du salarié, l’employeur est tenu de lui verser une indemnité compensatrice) ;
• Licenciement pour faute grave ou faute lourde ;
• Lorsque le salarié est dans l’impossibilité de l’exécuter.

La date de première présentation de la lettre recommandée notifiant le licenciement au salarié fixe le point de départ du préavis, dont la durée est fonction de l'ancienneté du salarié :

• Ancienneté inférieure à 6 mois : la durée du préavis est fixée par la loi, par convention ou accord collectif ou par les usages pratiqués dans la profession ;
• Ancienneté entre 6 mois et 2 ans : la durée du préavis est de 1 mois ;
• Ancienneté de plus de 2 ans : la durée du préavis est de 2 mois.

Durant le préavis, le salarié appartient toujours à l’entreprise et le contrat de travail continue de s’exécuter aux conditions normales.

Attention ! La convention collective ou le contrat de travail peuvent prévoir des durées de préavis différentes qu’il conviendra de respecter si elles sont plus favorables au salarié (plus longues).

5^ème étape : l’issue de la procédure de licenciement : les formalités

Au terme du préavis, le contrat de travail prend fin et le salarié perçoit, en complément de son dernier salaire, les éventuelles indemnités auxquelles il a droit.

L’employeur doit également remettre au salarié ses documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation Pôle Emploi, solde de tout compte) ainsi que l’état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs mobilières éventuellement épargnées ou transférées au sein de l'entreprise.

Que se passe-t-il en cas de non-respect de la procédure de licenciement ?

Le licenciement est dit irrégulier en cas de défaut des mentions obligatoires dans la convocation à entretien préalable, dans les délais ou dans les formes de l'entretien préalable.

De tels manquements ne privent pas en soi le licenciement de « cause réelle et sérieuse » (c’est-à-dire que le motif de licenciement restera quand même valable) mais permettent au salarié de réclamer le paiement d’une indemnité déterminée par le juge et pouvant aller jusqu’à un mois de salaire maximum (C. trav., art. L. 1235-2).

Attention ! Le non-respect d'une procédure conventionnelle peut engendrer un licenciement sans cause réelle et sérieuse lorsque les juges considèrent que les règles violées constituent une garantie de fond et non une simple irrégularité de forme ou sans incidence (Cass. soc., 6 avril 2016, n°14-21.530).