Quels documents remettre au salarié à la rupture de son contrat ?

Droit du travail

Quels documents remettre au salarié lors de la rupture de son contrat ?

Le départ d’un salarié ne peut se résumer par une simple poignée de main. En effet, lors de toute rupture du contrat (licenciement, démission, fin de CDD…), l'employeur doit obligatoirement remettre au salarié un certain nombre de documents, peu important la durée du contrat, la taille et l’activité de l’entreprise. Voyons lesquels …

‍A noter : il est conseillé aux employeurs de conserver un exemplaire de chaque document remis au salarié.

Le certificat de travail à remettre durant la rupture du contrat

A quoi sert le certificat de travail ?

Le certificat de travail permet au salarié à la recherche d'un nouvel emploi de :

prouver qu'il est désormais libre de tout engagement à l’égard de son dernier employeur.
Il peut aussi être utilisé par le salarié pour démontrer l’éventuelle diversité des postes occupés.

Quelle forme prend le certificat de travail ?

Aucune forme spéciale n'est exigée par la loi, mais la convention collective peut en imposer une ! A noter : il est toutefois conseillé de l’établir sur papier à en-tête de l’entreprise.

Que contient le certificat de travail ?

Le Code du travail impose qu’il indique les [1] :

date d'entrée du salarié dans l'entreprise : celle à laquelle il a pris ses fonctions (pas celle de la signature du contrat) ;
date de sortie : celle à laquelle le contrat de travail prend fin (la fin du préavis lorsqu’il est dû ou la date de la rupture du contrat dans les autres cas) ;
nature réelle de l'emploi ou des emplois successivement occupés et périodes pendant lesquelles ils ont été tenus (indication exacte des fonctions remplies par le salarié) ;
maintien éventuel de la prévoyance complémentaire après la rupture[2].

Mais il doit bien évidemment également indiquer :

nom et prénom(s) du salarié ;
nom, adresse et raison sociale de l’entreprise ;
signature de l’employeur ;
lieu et date de délivrance.

Toute autre mention est facultative et nécessite l’accord des deux parties, peu importe quelle partie la demande. Elle ne peut par ailleurs en aucun cas être diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié. Sans l’accord du salarié, l’employeur ne peut donc pas indiquer le motif du licenciement.

Comment et quand est-il délivré ?

La seule obligation de l’employeur est d’informer le salarié, par exemple dans la lettre de licenciement, qu’il tient le certificat à sa disposition à la date d’expiration effective de son contrat de travail[3] (donc à l’expiration du préavis, qu’il soit exécuté ou non). Pour des raisons de preuve et pratiques, l’employeur peut le transmettre par courrier recommandé.

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur qui ne livre pas le certificat de travail ?

Le conseil de prud’hommes saisi par le salarié peut :

imposer à l’employeur la remise d’un certificat conforme, éventuellement sous astreinte, c’est-à-dire avec paiement d’une somme d’argent par jour de retard ;
le condamner à indemniser le salarié du préjudice subi du fait du retard ou de la non-conformité du certificat.

De plus, s’il ne le délivre pas ou s’il délivre un certificat non conforme, il s’expose à une amende pouvant s’élever à 750 euros[4] .

L’attestation Pôle emploi lors du départ du salarié

A quoi sert l'attestation Pôle Emploi ?

L’attestation Pôle emploi permet au salarié de faire valoir ses droits à l’assurance chômage, même s’il n’a pas droit au chômage.

Quelle est la forme et que contient l'attestation l'emploi ?

Elle doit aussi être délivrée au salarié à la date de rupture du contrat de travail[5].Un modèle d’attestation est disponible sur le site de Pôle emploi, il indique :

nom et prénom(s) du salarié ;
nom, adresse et raison sociale de l’entreprise ;
l’emploi occupé: durée, rémunération, motif de la rupture… .

Ces informations détermineront la durée et le montant de l’indemnisation chômage du demandeur d’emploi.

Comment et quand est délivrée l'attestation Pôle Emploi?

Elle peut être remise au salarié par tout moyen (en main propre, par courrier) au salarié. Elle doit aussi être transmise à Pôle Emploi, les modalités varient selon le nombre de salariés dans l’entreprise :

jusqu'à 10 salariés, dépôt à l'agence Pôle emploi dont il dépend ou transmission en ligne ;
à partir de 11 salariés, transmission en ligne obligatoire sur le site de Pôle Emploi dans « l'espace Employeur ».

Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur ?

Le conseil de prud’hommes saisi par le salarié peut :

imposer à l’employeur la remise d’une attestation conforme, éventuellement sous astreinte ;
le condamner à indemniser le salarié du préjudice subi du fait du retard ou de la non-conformité de l’attestation.

De plus, l’employeur qui ne délivre pas l’attestation Pôle Emploi s’expose à une amende pouvant s’élever à 1 500 euros [6].

Le solde de tout compte au moment de la rupture du contrat de travail

A quoi sert le solde de tout compte ?

C’est un inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture validé par le salarié qui reconnait avoir perçu l’intégralité des sommes dues ; d’où le terme « reçu » => l’employeur le reçoit en preuve de paiement de l’ensemble des sommes dues au salarié.

Que contient-il ?

Le solde de tout compte doit énumérer de façon complète et précise toutes les sommes versées à l’occasion de la rupture du contrat, notamment :

salaire (dont heures supplémentaires non payées ou non récupérées) dû par l’employeur jusqu’au dernier jour du contrat ;
indemnité compensatrice de congés payés non pris ;
indemnité de départ (de licenciement ou de rupture conventionnelle) ;
de l’épargne salariale, etc.

Comment et quand est-il délivré ?

Il est établi en double exemplaire, ce qui est mentionné dessus [7], un pour l’employeur, l’autre pour le salarié. Il est généralement remis en même temps que les autres documents de fin de contrat. A noter : si les documents sont envoyés par courrier au salarié, il devra renvoyer le reçu.

Le salarié peut-il le contester le solde de tout compte ?

Le salarié est libre de signer ou non le reçu pour solde de tout compte et l’employeur ne peut en aucun cas se prévaloir d’un tel refus pour ne pas verser les sommes dues au salarié.

Si le salarié accepte de signer le reçu sans réserve : il dispose d’un délai de 6 mois suivant cette signature pour contester les sommes qui y sont indiquées, de préférence par lettre recommandée. A défaut, le reçu devient « libératoire » pour l’employeur.
Si le salarié refuse de signer le reçu : il peut contester les sommes qui y sont indiquées dans un délai de 3 ans (qui correspond au délai légal de prescription pour les rappels de salaires).
Si le reçu est signé mais avec réserves : le reçu n’a d’effet libératoire pour l’employeur que pour les sommes validées sans réserve.

A noter : l’employeur dispose lui aussi d’un délai de 3 ans pour contester les sommes qu’il a versé, notamment s’il a trop payé. L’employeur doit donc veiller à rédiger tous ces documents avec précaution et précision pour éviter tout litige sur ce point ; les conseils d’un avocat en droit du travail peuvent alors s’avérer précieux.